メール会議は難しい

昨日、医学部キャンパスで行われた朝７時からの会議では、130ページ以上になる紙の資料が配られて、3時間にわたっての報告や討議が行われました。
資料の準備をされた方々、いつもながら、本当にご苦労様でした。
現在、大学本部の会議は電子ドキュメントシステムを使って、かなりペーパーレスが進行していますが、これはこれで、システムの不具合が生じることもあったりします。
私は手書きでメモを取るので、議事次第の１枚程度は紙がある方が有難いのですが、そのメモをiPhoneで撮影して、その画像をEvernoteに放り込んでいます。
もしくは、そのときに思いついたTo Doを実行した時点で処分。
それでも、インプットとアウトプットがバランスしてしまっていて、オフィスのテーブルの書類の山が減らないですね……（苦笑）。

医学部内のいろいろなお知らせはEASTというイントラネット経由が一般的になりました。
この改革は５年前くらいからでしょうか……。
情報の発信元からエンドユーザに直接メールで情報が届き、そのリンク先からさらに情報を得るという時代です。
いろいろなやりとりが電子メールベースになり、さらにカジュアルなコミュニケーションツールとして、TwitterやFacebookも浸透しつつあります。

イントラネットのシステムまで大きくないグループ内の情報伝達では、「メーリングリスト」を用いることも便利ですね。
うちのラボでも、全体MLやスタッフMLなどを、周知徹底をはかるのに利用しています。
広報室では、週一で打合せの会議を１時間弱行いますが、その他は基本的にMLやメールでのやりとりで仕事を進めています。
これらが機能しているのは、でも、「普段、顔を合わせていて、気心が知れている」からだと思います。

忙しい皆さんが一同に会しての会議は、なかなか設定しにくいので、この１０年くらいの間に「メール審議」や「メール会議」が多くなりました。
ですが、メール会議では何かの合意形成をするには難しいなぁと感じる今日このごろです。
丁寧に書いたつもりでも、行間の読み方は人によって違います。
対面で誰かに意思伝達するときには、テキスト化されないさまざまな情報が、声のトーン、間合い、表情、身振り手振り等で伝わっているのですね。
それは、あまり意識には上らないかもしれないのですが、おそらく脳内では皮質下の処理で、各自の意思決定に大きな影響を与えています。
それが、メールには含まれません。
つまり、メールはとても「非人情」なコミュニケーションツールでもあります。
また、電子情報そのものも、必要以上の情報を詰め込みやすい性質があるでしょう。

便利なツールでも、使い方は気をつけないといけないと、改めて思います。