大学における研究費不正を防ぐためのシステム改革

過日「大学における研究費執行をどのように改善すべきか?」という記事を書いたが、その補足をしたい。実は、これから述べる改革案は、あと1年余で訪れる「労働契約法改正」の対策ともリンクする。

平成25年4月1日の労働契約法の改正により、1年ごとの有期労働契約が繰り返されて通算5年を超える場合には、無期労働契約に転換されることになるが、当然ながら、大学にはすべての有期労働契約職員を定年制の雇用形態にする財源は無い。したがって、5年を超えないように、いわゆる「雇い止め」が生じることになる。これは平成30年4月以降に一斉に生じる可能性が高い。研究室主催者の元で研究費執行業務に当たる事務職員の多くはこれに該当する有期労働者なので、大問題となることが考えられるのだ。
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さて、日本の大学の研究費執行システムに無駄が多いことはすでに述べた。研究室と部局と重複している業務が多々ある。さらに加えるならば、紙媒体ベースなので承認のための判子がいくつも押され、その分の時間の無駄と、責任の曖昧さが生じやすい点も問題であろう。ではどのようにして、無駄を無くし、なおかつ研究費執行における不正を防ぐようなシステムにすればよいだろう?(註:筆者は、研究倫理教育の推進や意識の醸成は必須であると考えるが、精神論だけで不正防止が可能であるとは思っていない。また、ごく少数の不正を行う者のために、より多くの人々の貴重な時間が失われるような「チェック機構の強化」は合理的ではなく、国としての研究力を損なうので極めて宜しくないと考える。)

その改革案だが、特段の秘策という訳ではない。欧米に倣うという理解でも良いし、日本でも「民間企業的」な対応に変えるだけである。

具体的には次のようなことが骨子となる。
1)研究費執行業務を電算化・ウェブ化する
2)研究室において研究費管理および研究費執行業務を行う職員は、部局の事務系職員を充てる
3)1名の事務系職員は執行金額の規模に応じて、必要により複数の研究室の研究費管理および執行業務を行う
4)物品を発注する研究者はPIの承認を得て、PIは研究費執行業務を行う職員に物品発注を委託する
5)納品の検収はそれぞれの研究費執行職員が行う

補足すると、まず1)により、大学全体として大幅に必要な職員の数が減る。この職員の方々に2)の研究費執行業務を行って頂く(あるいは、大学としては、徐々にもっと特化したスキルを活かせるポジションを増やしていくのが良い)。研究費執行職員(追って何か良い名称を考えよう。とりあえずグラント・マネージャー<GM>と呼ぶことにする)は、現状の研究室の「秘書」のように、研究室に物理的に滞在する必要があるとは思わない。ほとんどの処理はリモートで、オンラインで行えるだろう(客人にお茶を出すための要員が必要な研究室は、きっとリッチなので、研究費でもポケットマネーでも、別に有期雇用職員を雇用すればよい)。

研究費執行不正を防ぐポイントは3)〜5)の部分である。このGMは、少なくとも大学の雇用試験を突破して任期無しの雇用形態の方々であり、「研究室のために、研究室の費用で」雇用されているのではない。忠義を果たすべきなのは、研究室ではなく大学である。もし、研究費執行で問題が生じれば、大学のブランドに傷がつく、という意識で職務に当たる方々である。PIは研究費を具体的に何に使うかについて一定の専門性と権限を有するが、不正な発注が行われていないかどうかは、日々、研究費執行職員が職務としてウォッチする。したがって、架空発注や預け金のような事例が生じることは「システム」として防ぐことが可能となる。

現状のまま平成30年を迎えると、多くの有期雇用の方が「雇い止め」によって、ただ職を失うことになる。中には、高い能力のある方もいるはずなので、(現状でも行われているが)一定の試験などを行うことによって、GMなどの立場で無期雇用に進むことができれば良いだろう。GM業務に長けた方が長く仕事を続けて頂ける方が、5年毎に新しい「秘書」を雇用するより、はるかに無駄がないとも言える(ナントカと畳は新しい方が良い、などと考える方は別)。

以上の改革案は、Facebook上での議論も元にしている。実例として、沖縄科学技術大学院大学(OIST)は、内閣府により設置され、文科省直轄ではなく、いわば「私学」であり、すでに研究費執行システムは上記のようなものになっているということを、その設立に深く関わられた北野宏明氏(ソニー・コンピュータサイエンス研究所取締役所長)からコメント頂いた。新しい組織を作るときの方が、既存のシステムをスクラップビルドするよりも容易なのかもしれないが、大学ランキングの低下や研究力の低迷が続く今、大きなテコ入れが必要なのではないだろうか? 何より、ここで提示した改革案は、大学にとっても、職員にとっても、研究者にとってもwin-winであると考えられる。

本年より第5期の科学技術基本計画が開始されるが(2015年12月18日付CSTI答申はこちら)、計画を実行するのは「人」であり、人をないがしろにした計画では絵に描いた餅である。不正の生じにくいシステム作りは、人材をどのように活用するのかが鍵となろう。




Commented by 山形方人 at 2016-01-04 09:14 x
明けましておめでとうございます。
日本の場合、中間業者、代理店というのが、各地区にあって、そこを通じて注文する。高額の機器類などもそういうものが仲介しているということが多いと思います。今回の阪大のケースもそうですが、経理不正問題はいつもこういう業者が受け皿になっています。つまり、研究者とこのような業者が癒着しているということなのだと思います。

米国の場合、試薬など低価格の消耗品でも、製造元の会社に直接注文して、中間業者は通さない。そして、中間マージンも取られないというのが、日本と違っていると思います。

一方で、日本の場合、中間業者と研究者の癒着というのは、例えば、経理不正とは無関係に、取引上のお得意さまということで、「値引き」「特別価格」「値切り」「おまけ」「サンプル無償提供」というような交渉で価格やサービスが決まったりしているというケースもあるのではないか、と思うのです。これは、価格やサービス面では、研究者側の利益になっていることも多い。ところが、事務的にこういう関係を全くなくしてしまい、いつもカタログ価格でということになると、また違った問題も生じてしまうような気もします。もちろん、物品の購入は、常にカタログ価格であるべきだという見解もあると思います。

つまり、このようなシステムは、日本の流通機構や商習慣なども含めて議論しないと、また違った問題がでてきてしまう可能性はないのでしょうか。米国のように、「お得意さま」のような癒着を全くなくしてしまい冷徹なビジネス関係だけにしてしまうのか。更には、地方の小規模書店を潰しているアマゾンのような黒船商法を普及させて、代理店など不要にする、という議論もあってよいのではないでしょうか。
Commented by osumi1128 at 2016-01-05 09:27
山形先生、さっそくにコメント有難うございました。かつての代理店は金融業でもあったのですが、日本の中での代理店の位置づけについても、議論が為されるべきと思います。
Commented by 地方の准教授 at 2016-01-05 09:46 x
研究費の不正は「来年のめどがつかないかも…雇用者の将来どうしたら…博士課程の学生さんの実験だけは止まらないようにせねば…」という“良心”から起こる事の方が多いのではないでしょうか?
その良心が起こる根源は解決できる目途はないので、不正はある一定確率で起こると思います。
これは集団がある一定以上の大きさになればしょうがないと思うのですが…

ルール作りをいくら整備しても結局イタチごっこだと思いますし、研究者は頭がいい“はず”なので、やろうと思えば抜け道などいくらでも作れるような気がします。

今でも十二分に厳格に運用されていると思いますし、これ以上の制約は反作用しか生まないと思います。

現状維持! 不正したらペナルティー! でいいと思います。
変える必要なし!と言うのが意見です。

変えるなら、毎年のように申請書と報告書を書かねばならない現状を変える方策を考えた方が良いのだと思います。(基金化もなくなる感じですし…)
さらに言えば、億単位の大型予算そんなに数いらないだろ!もっと浅く広く播いてよ!!というのが大多数の声のような気もします。

とはいえ、地方大学では結構当たり前に(たぶん。少なくとも当方の大学では4年前くらいに導入済み)電子経理になっていると思うのですが、トンペーではいまだに紙経理なんですね…そこにビックリ。
Commented by 欧州PI at 2016-01-05 23:55 x
日本から招待して頂くにあたり、ここ数年色々と無駄な書類を出すことを求められるケースが増えている気がしますが、OISTだけは非常に簡便で航空券の提出すら不要でした。聞いたところによると、航空券の購入システムで搭乗記録も確認できるとの事でした。同じシステムを導入するだけで、どれだけの大学で事務が簡素化できるかと思います。

あとは出張命令書のあの面倒な書式がなくなれば。。

もう一つは研究費の不正使用(会計ミスなどのhonest errorを除く)が発覚した場合は懲戒解雇(懲戒なので退職金無)・損害賠償請求の罰がありうるという雇用契約書にサインをしていただき、その新しい契約書にサインした人のみ所属機関から科研費応募が可能になるというようなpunishment mechanismを導入してはと思います。また不正使用による損害賠償は自己破産によっても逃れられない可能性が高い(破産者が悪意で加えた不法行為に基づく損害賠償請求権(破産法第253条1項2号))ので、このようなメカニズムを導入すれば相当数の不正経理はなくなるかと思います。

あとは、大学・研究所の執行部と事務のトップを集めて事務簡素化の事例の共有をすると言う事でしょうか。独法化以降事務の人事交流が減っているという話も聞きますし、意思決定ができる人が集まって情報を共有して頂くのが良いかもしれません。
Commented by 中川真一 at 2016-01-06 21:28 x
理研もウェブ発注(実際に発注するのは研究室でなくて事務方)のシステムが立ち上がり、納品が一日程度遅れるという些細なデメリットはありましたが、規律性が保たれつつ、利便性も上がったような気がします。無駄な書類を増やさずにシステムそのものを改善することで不正も防ぎ効率も上げることが可能なのだなあと実感しています。こういった改革にはちょっとした不便(納品が半日一日遅れるとか)がどうしても付き物だと思いますが、それに対してけしからんとかまかりならんとか研究者が文句をつけないことが大事であるような気がしています。研究者と事務方が敵対するようなことをしていては一歩も前に進めませんが、意思疎通がうまくいけば、良いシステムを作ることはそれほど困難なことではないと思います。
Commented by osumi1128 at 2016-01-08 15:59
地方の准教授さま、コメントありがとうございました。そちらの電子会計は、研究室で入力したものが、部局の電算システムにそのままリンクしているのでしょうか? もう少し詳しくご教示頂けると幸いです。
Commented by osumi1128 at 2016-01-08 16:03
欧州PIさま、コメントありがとうございました。OISTの航空券購入システムは、すでに九大さんでも、提携しているJTB経由で予約や発券をすれば、自分で立て替える必要も、半券提出も無いとのことでしたので、同様ですね。
不正を行わないという契約書にサインというのは、他にも種々のルールを順守することとセットで、採用時に行うことにすべきでしょうね。さらに言えば、最初の給与振込が来るまで、自分の給与がいくらになるのかわからずに異動するシステムというのも、現代的ではないように感じております。
事例共有については、良い取り組みも、悪い事例も必要だと思いました。
Commented by osumi1128 at 2016-01-08 16:04
理研もウェブ発注に移行されたのですね。納期が遅れることを織り込み済みで計画を立てれば良いだけのことのように思います。
by osumi1128 | 2016-01-03 16:01 | 科学技術政策 | Comments(8)

大隅典子の個人ブログです。所属する組織の意見を代表するものではありません。


by osumi1128
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